No decorrer das negociações de uma compra e venda de empresas, é comum que as partes exijam umas das outras uma série de documentos, para verificar se estão em situação regular e se podem ser titulares de direitos e obrigações, inclusive adquirir e alienar bens.
É importante que o comprador obtenha o maior número de informações possíveis a respeito da empresa ou dos bens a serem adquiridos, a fim de verificar se a aquisição possibilitará o alcance de seus objetivos.
Também é usual que os representantes do comprador visitem a empresa alvo e observem suas instalações (escritórios, fábricas, lojas, depósitos, etc.), e suas atividades (processos de produção, comercialização e prestação de serviços).
Todos esses exames e análises podem ser feitos desde que sejam observados os limites do acordo de confidencialidade e de outros compromissos já celebrados entre as partes, tais como o memorando de entendimentos, entre outros documentos, que podem prever as principais regras relativas a esse processo.
Esse procedimento de exame e análise de documentos, de operações e de instalações empresariais é chamado de auditoria. Aqui, o termo “auditoria” é utilizado em sentido mais amplo, e não se refere apenas à auditoria contábil, mas também a outras modalidades, citadas mais abaixo.
No contexto de uma compra, união e venda de empresas, o processo de auditoria, no sentido amplo, também é conhecido como due diligence (do inglês “due” – devida, e “diligence” – diligência, cuidado), que literalmente significa “diligência devida”, se referindo ao cuidado e a prudência que se deve ter antes da realização de um negócio como esse, com o objetivo de prevenir ou reduzir os potenciais riscos da operação. O termo em inglês é frequentemente traduzido em português como “diligência prévia”, para se referir a esse processo de investigação e de busca de informações relativas às empresas envolvidas em uma compra e venda.
A auditoria não é exigida por lei, mas é recomendável que ocorra em maior ou menor extensão, para dar mais segurança e previsibilidade aos envolvidos e evitar problemas maiores no futuro.
A auditoria pode ser mais formal, onde tudo é documentado de forma detalhada, de acordo com procedimentos pré-definidos, culminando na elaboração de um ou mais laudos ou relatórios de auditoria; ou pode ser menos formal, feita de forma mais flexível e sem regras muito rígidas.
A auditoria pode ser feita pelos próprios funcionários das partes envolvidas, cada um de acordo com sua especialidade (por exemplo, quando um diretor de produção de uma empresa, juntamente com sua equipe de subordinados, faz uma inspeção e analisa o processo produtivo de outra empresa). Em muitos casos será necessário contar com o auxílio de outros profissionais que prestam serviços para a empresa, como seus advogados (naquilo que envolver aspectos jurídicos e contratuais) e contadores (na análise das demonstrações contábeis).
A auditoria, por outro lado, pode ser feita por profissionais externos contratados especificamente para tanto, como advogados, contadores, consultores e firmas de auditoria, cada qual na sua área de especialidade. Também é possível utilizar os funcionários da empresa em alguns tipos de auditoria, e contratar especialistas para outros tipos, ou contratar os especialistas e colocar alguns funcionários para auxiliá-los no que for necessário.
Os tipos mais importantes de auditorias que podem ser feitas para uma compra e venda, com os principais documentos da empresa alvo que costumam ser examinados, são:
– Auditoria societária: atos constitutivos (contrato social ou estatuto), inclusive alterações posteriores; atas de assembleias de sócios; atas das reuniões do conselho fiscal, conselho de administração e diretoria; acordos de acionistas ou de quotistas; livros de registro e transferência de ações e de outros valores mobiliários; etc.
– Auditoria contratual: contratos comerciais, industriais e de serviços celebrados com outras empresas, nacionais ou estrangeiras, tais como parceiros, fornecedores, clientes, instituições financeiras, ou com algum ente público, etc.
– Auditoria patrimonial: escrituras e certidões de registro de bens imóveis; inventários de bens; listas de bens imóveis e móveis de propriedade ou posse da empresa, com a descrição de seus atributos e localização; etc.
– Auditoria de propriedade intelectual: relações de registros e pedidos de registro de patentes, marcas e desenhos industriais, se houver, com os documentos relacionados; certidões e certificados expedidos pelo INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial); contratos de transferência ou licenciamento desses direitos; etc.
– Auditoria contábil: demonstrações financeiras dos últimos anos; livros contábeis; etc.
– Auditoria tributária: livros tributários; certidões positivas e negativas de débito tributário, de quitação fiscal e de regularidade; declarações de tributos; comprovantes de pagamento de tributos; certidões e peças de processos administrativos ou judiciais em matéria tributária; etc.
– Auditoria trabalhista: contratos de trabalho; convenções coletivas; listas de funcionários e respectivos dados pessoais, funções, histórico, remuneração, direitos, entre outras informações; certidões e peças processuais relativas a processos trabalhistas; etc.
– Auditoria processual: certidões relativas a processos judiciais e administrativos; peças processuais (petição inicial, contestação, recursos); sentenças e acórdãos judiciais; decisões de processos administrativos; etc.
A quantidade de documentos e a profundidade do exame variam muito conforme o porte das empresas envolvidas, a área de atuação e a complexidade da operação, sendo sempre importante fazer uma análise de custo-benefício para verificar se vale a pena uma auditoria mais detalhada ou não.
Os procedimentos e documentos mencionados acima são utilizados quando ocorre a aquisição de participações societárias majoritárias (maioria das ações ou quotas de uma empresa), quando há um investimento relevante na empresa (por parte de fundos de investimento ou grandes investidores, por exemplo), ou quando ocorre uma união de duas ou mais empresas.
Mesmos nesses casos, nem sempre todas essas auditorias serão realizadas, e nem sempre todos os documentos serão analisados. Dependendo da situação, apenas algumas dessas auditorias e/ou alguns desses documentos são utilizados. Se a empresa for muito grande, é impossível analisar tudo, e nesse caso serão examinados em detalhes apenas os documentos principais (contratos e registros dos bens mais importantes), enquanto os demais documentos serão examinados por amostragem, de forma aleatória (através de sorteio, por exemplo), ou através de algum critério pré-definido. Se a empresa for menor, será possível analisar todos os documentos, mas muitas vezes isso não é necessário, pois a maioria desses documentos é de pouca relevância, sendo a auditoria também concentrada nos bens e nos contratos mais importantes.
Caso haja uma aquisição de participações societárias minoritárias (minoria das ações ou quotas), que não envolvam valores muito elevados, a auditoria se restringirá apenas aos documentos de caráter público (como os atos constitutivos e, eventualmente, alguns certificados de registro e certidões negativas). E no caso da aquisição de bens e estabelecimentos, a auditoria geralmente não abrange a empresa proprietária como um todo, e sim os bens ou estabelecimentos específicos, sendo analisados os documentos relativos a esses bens, como registros e certidões, por exemplo.
Se a própria empresa alvo estiver participando do processo, como no caso de união com outras empresas, captação de investimentos, compra e venda de ações e quotas diretamente pela própria emissora, ou compra e venda de bens ou estabelecimentos a ela pertencentes, caberá a tal empresa, através dos seus administradores, fornecer esses documentos ou disponibilizar o acesso a eles. Se, ao contrário, a empresa alvo não participar diretamente do processo, como no caso de compra e venda de ações ou quotas pertencentes a um ou mais sócios, caberá ao sócio vendedor fornecê-los. Se o vendedor for o sócio majoritário, ele terá poder suficiente para determinar que a empresa emissora dessas ações ou quotas colabore e forneça também alguns desses documentos. Mas se o sócio vendedor não for majoritário, nem sempre ele conseguirá influenciar a empresa alvo para que colabore e forneça tais documentos, e nesse caso não será possível realizar uma auditoria mais completa.
A inspeção de bens físicos, móveis ou imóveis, geralmente ocorre de forma presencial, ou seja, os representantes do comprador se deslocam até o local para analisar a olho nu tais bens. Já a inspeção de documentos, que é mais comum, pode ocorrer presencialmente, em algum escritório da empresa, ou em um local neutro, ou ainda no escritório do comprador ou seus representantes, e nestes últimos casos tais documentos serão entregues pela empresa proprietária ou buscados pelas pessoas que irão analisá-los. Pode ser analisado apenas o documento original, com ou sem autorização de cópia ou reprodução, ou apenas as cópias feitas por uma das partes interessadas, ou o original e as cópias. Caso o documento seja original, ele deverá ser analisado na própria empresa, sem autorização para ser retirado de lá, ou analisado em outro local, com a obrigação de retorná-lo à empresa. No caso de cópia, ele geralmente pode ser analisado fora da empresa, mas esta poderá determinar que os examinadores devolvam ou destruam as cópias após a análise. Atualmente, o mais comum é que esses documentos sejam analisados remotamente, em formato eletrônico, onde eles são digitalizados, se estiverem em formato físico, e enviados aos examinadores por e-mail, ou disponibilizados em algum site ou arquivo, chamado de virtual data room, sendo importante assegurar que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a tais documentos, podendo haver ou não restrições de cópia ou download e/ou limites de tempo para sua visualização.
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